5 astuces indispensables pour une bonne gestion du temps

« Courir après le temps »… Voici bien une expression que beaucoup de managers ou de chefs d’entreprise utilisent dès qu’il s’agit de parler de leur propre gestion du temps !

En effet, ne pas avoir le temps d’accomplir toutes ses tâches est désormais une constante dans l’organisation des entreprises, a fortiori dans ces périodes de crise où le manager se révèle être le personnage-clé de la productivité.

Mais attention ! Le risque est important de voir émerger des risques psychosociaux dans l’encadrement de l’entreprise : en effet, lorsque le temps devient une contrainte insurmontable, le burn-out n’est jamais très loin.

Heureusement, il existe des techniques qui peuvent permettre de mieux gérer son temps : voici nos 5 astuces indispensables pour une gestion du temps optimale ! 

Se fixer des objectifs personnels est une priorité pour une bonne gestion du temps. En effet, si vous commencez votre journée de travail, votre semaine, ou encore votre mois sans avoir une direction, un cap que vous vous serez fixé vous-même et qui vous servira de motivation, vous risquez rapidement de vous retrouver tributaire des objectifs des autres !

Commencez par vous fixer des objectifs à court terme, pour la journée, à moyen terme, pour la semaine, et à long terme, pour le mois, puis, intégrez seulement les sollicitations éventuelles de vos collaborateurs. 

Dans une journée de travail, il existe de nombreuses tâches qui ne sont ni prioritaires, ni urgentes, ni importantes. Pourtant, ces tâches nous occupent une part importante de notre journée, au risque donc de ne plus avoir suffisamment de temps à consacrer à celles qui sont prioritaires, et qui nécessitent du temps et de l’attention.

Définissez donc le degré de priorité de chacune de vos tâches, puis, débutez votre journée, lorsque votre cerveau est encore disponible, par celles qui sont les plus importantes et qui requièrent du temps. Consacrez plutôt l’après-midi ou la fin de journée aux autres. 

Planifier ses tâches, c’est bien, mais le facteur temps doit aussi être pris en compte pour que la planification soit optimale !

Il est donc essentiel que pour un travail donné, vous puissiez évaluer en amont le temps que vous allez lui consacrer, et que vous vous y teniez ! Par exemple, pour réaliser le planning de vos équipes, si vous savez que cette mission vous prend 1h30, il peut être judicieux de la répartir à 3 fois 30 minutes afin de gagner en efficacité ! 

L’agenda est certainement le meilleur ami du manager. Electronique ou papier, en ligne, peu importe : l’essentiel est que vous trouviez celui qui vous conviendra le mieux pour bien planifier toutes vos tâches, rendez-vous, etc…

Votre agenda constitue la base de votre travail car, comment voulez-vous parvenir à organiser le temps de vos équipes si vous êtes incapable de structurer le vôtre ! Et soyez vigilant, bien entendu, à bien attribuer, comme vu au point précédent, une limite de temps à chaque tâche planifiée. 

Aujourd’hui, les distractions sont extrêmement nombreuses, notamment dues aux objets technologiques qui ont envahi notre quotidien. Si vous ne voulez pas vous retrouver à zapper de manière incessante sur votre boite mail ou votre profil Facebook ou Twitter, commencez par désactiver l’ensemble des notifications de votre smartphone, tablette, et même ordinateur.

Puis définissez-vous deux moments dans la journée, par exemple en fin de matinée et en fin d’après-midi, où vous allez les consulter. Attention notamment aux mails ! Beaucoup de managers les consultent le matin, en arrivant à leur poste et se retrouvent submergés par les sollicitations. Remettez-les à leur place ! L’essentiel, c’est que vous parveniez à accomplir toutes vos missions en toute sérénité.

Vous voilà désormais parés pour mettre en place dans votre travail une gestion du temps exemplaire ! Si vous souhaitez être accompagné par Belledonne RH dans l’optimisation de votre gestion du temps, contactez-vous.